Bejegyzések

Újdonság a Google Táblázatokban: Automatikus feltételes értesítések cellaváltozásokról

/in /by

A csapatmunka során gyakori kihívás a különböző projektkövető táblázatok manuális nyomon követése és az érintett kollégák folyamatos tájékoztatása a státuszok módosulásáról. A Google Workspace legújabb fejlesztése, a Google Táblázatok  Feltételes értesítések (Conditional notifications) funkciója pontosan ezt a terhet veszi le a vállunkról. Segítségével mostantól automatikus riasztásokat állíthatunk be a dokumentumokban történő változásokra.

Mi a változás lényege?

Eddig a munkalapok változásairól csak általános, átfogó értesítéseket lehetett kérni, most viszont precízen meghatározható szabályok alapján dolgozhatunk, minimalizálva a felesleges e-mailek számát.

A funkció legfontosabb részletei:

  • Testreszabható feltételek: Kiválaszthatjuk, hogy egy oszlopban vagy egyedi tartományban történő változás aktiválja az e-mailt. Akár extra feltételek is hozzáadhatók, például beállítható, hogy csak akkor menjen értesítés, ha egy adott cella értéke pontosan „Kész”-re módosul.

  • Dinamikus e-mail küldés: Az értesítés címzettjeit megadhatjuk manuálisan, de a rendszer arra is képes, hogy automatikusan kiolvassa az e-mail címeket egy kijelölt oszlopból (például egy „Felelős” oszlopból). Így garantáltan csak az illetékes személy kapja meg a riasztást.

  • Részletes kontextus az üzenetekben: A kiküldött e-mailek azonnal kontextust adnak: tartalmazzák a módosítást végző felhasználó nevét, a régi és az új értéket, valamint a környező cellák adatait, így a címzett anélkül is képbe kerül, hogy megnyitná a táblázatot.

  • Aktiválási előzmények: Az adminisztrációt és a hibaelhárítást egy 30 napos napló segíti, amelyből a felületen belül bármikor visszanézhetők a sikeres, a sikertelen, vagy a részben teljesült értesítési futtatások.

Hogyan állítható be?

A folyamat nagyon egyszerű, és programozói tudás nélkül, pár kattintással beállítható:

  1. A Google Táblázatokban a felső menüsorban kattintsunk az Eszközök, majd a Feltételes értesítések lehetőségre (Tipp: ha jobb gombbal egy adott cellára kattintunk, onnan is közvetlenül elérhető ez a menüpont).

  2. A jobb oldalon megjelenő sávban kattintsunk a Szabály hozzáadása gombra.

  3. Nevezzük el a szabályt, válasszuk ki az érintett oszlopot vagy tartományt, majd a „Feltétel megadása” résznél határozzuk meg a pontos kritériumot.

  4. Végül válasszuk ki az „Ezután hajtsa végre a következő műveletet” résznél az értesítendő e-mail címeket, és mentsük a szabályt.

Kinek érhető el és mik a korlátai?

A feltételes értesítések funkció jelenleg csak bizonyos munkahelyi vagy iskolai Workspace fiókok esetén áll rendelkezésre. Fontos tudni, hogy a rendszer egyelőre csak a Google Workspace és a Gmail e-mail címeket támogatja (csoportos levelezőlistákat vagy külsős, például Outlook és Yahoo címeket nem). Érdemes arra is figyelni, hogy a külső forrásból származó (például az IMPORTRANGE képlettel behúzott) adatok módosulása, illetve a volatilis függvények (pl. a TODAY) önálló frissülése nem indítja be az értesítéseket.

További részletek itt olvashatóak. 

A Google Apps Script mostantól hivatalos Workspace alapszolgáltatás

/in /by

A Google nemrég bejelentette, hogy a Google Apps Script hivatalosan is bekerült a Google Workspace alapszolgáltatásai (core services) közé. Ez elsőre talán csak egy adminisztratív változásnak tűnik, de a gyakorlatban komoly jelentősége van a vállalati adatbiztonság és a mindennapi üzemeltetés szempontjából.

Eddig sok nagyvállalat azért hezitált a platform szélesebb körű használatával, mert hiányoztak mögötte azok a szigorú garanciák, amelyeket a főbb alkalmazásoknál megszokhattunk. Ennek most vége.

Mit jelent az alapszolgáltatás státusz a gyakorlatban?

Mivel az Apps Script bekerült a Google Cloud és a Google Workspace for Education Általános Szerződési Feltételei (Terms of Service) alá, emiatt három fontos területen lépünk szintet:

  • Nagyvállalati adatvédelem: Mostantól pontosan ugyanazok a szigorú adatbiztonsági protokollok vonatkoznak az itt futó kódokra és folyamatokra, mint amik a Gmailt, a Drive-ot vagy a Google Dokumentumokat védik.

  • Hivatalos technikai támogatás (Support): Ez az egyik legfontosabb újdonság. Ha egy céges automatizáció megakad, vagy váratlan hiba lép fel a háttérben, a rendszergazdák mostantól közvetlenül a hivatalos Google Workspace Supporthoz fordulhatnak segítségért.

  • Erősebb adminisztrátori kontroll: Az IT biztonsági csapatok sokkal átláthatóbban és biztonságosabban felügyelhetik a szkriptekhez való hozzáférést.

Mire jó az Apps Script?

Az Apps Script lényegében egy felhőalapú JavaScript platform, amellyel a mindennapi Workspace alkalmazások (Sheets, Docs, Forms) köthetők össze és szabhatók testre.

Többnyire az ismétlődő, manuális feladatok kiváltására használják: egyedi függvényeket lehet írni a Táblázatokhoz a bonyolult kalkulációkhoz, saját menüket és gombokat lehet elhelyezni a felületen, vagy belső bővítményeken (add-onokon) keresztül külső rendszerekkel (API-k segítségével) lehet összekötni a Google szolgáltatásait.

Mik a teendők az adminok számára?

A változás már minden Workspace ügyfélnél élesedett (a Rapid és Scheduled Release tartományokban egyaránt) és a teendők a korábbi beállításaitoktól függenek:

  • Ha jelenleg is használjátok az Apps Scriptet: Nincs semmilyen teendőd. A rendszeretek automatikusan megkapja a megnövelt adatvédelmet és a támogatást. A végfelhasználóknak sem kell semmit tenniük.

  • Ha korábban letiltottátok: Sok vállalatnál a hivatalos támogatás hiánya vagy a szigorú compliance szabályok miatt eddig le volt tiltva az Apps Script használata. Az új státusz miatt érdemes ezt a házirendet felülvizsgálni, hiszen a korábbi biztonsági aggályok nagy része ezzel a frissítéssel megszűnt. A szolgáltatást az Admin konzolon tudjátok újra engedélyezni a munkatársak számára.

Új adatforrással bővült a Gemini: Mostantól a Google Chatből is dolgozik az AI

/in /by

A mesterséges intelligencia integrációja egyre mélyebb a Google Workspace ökoszisztémájában. A legújabb bejelentés értelmében a Gemini alkalmazás adatforrásként már a Google Chat beszélgetéseket is képes használni, csatlakozva ezzel a Gmail és a Google Drive mellé.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

A Workspace összekapcsolt alkalmazásainak részeként a Google Chat bevonása azt jelenti, hogy a Gemini képes áttekinteni a Chat-beszélgetéseket (személyes üzeneteket és csoportos szobákat egyaránt), és ezek alapján sokkal pontosabb, kontextusfüggő válaszokat adni.

A funkció segítségével lekérdezhetők konkrét projektinformációk, összefoglalhatók a kihagyott beszélgetések, vagy előkereshetők a mélyen eltemetett adatok anélkül, hogy manuálisan kellene görgetni az üzenetek között.

Legfontosabb képességek és felhasználási lehetőségek:

  • Információkeresés: Villámgyorsan megtalálhatók a specifikus részletek. (Pl.: „Ki a felelőse a X projektnek a csapatban?”)

  • Projektkövetés: Lekérdezhetők a legfrissebb megbeszélt részletek. (Pl.: „Milyen legújabb határidőket említettek a Y projekttel kapcsolatban?”)

  • Gyors összefoglalók: Ideális a hosszabb távollét utáni visszatéréskor. (Pl.: „Foglald össze a mai olvasatlan chat-üzeneteimet!”)

Elérhetőség és beállítások

Fontos tudni, hogy a biztonság és az adatvédelem érdekében a funkció alapértelmezés szerint ki van kapcsolva.

  • Rendszergazdáknak: A funkció aktiválása szervezeti egység (OU) vagy csoport szintjén történhet a Workspace Adminisztrátori felületen.

  • Felhasználóknak: Amint a rendszergazda engedélyezte, a Gemini beállításaiban lehet összekapcsolni a Google Chatet az alkalmazással.

A frissítés folyamatosan válik elérhetővé és szinte minden üzleti, valamint oktatási Workspace csomag részét képezi (Business Starter-től az Enterprise Plus-ig, beleértve az Education csomagokat is).

További részletek itt.

Új funkció a Google Chat szolgáltatásban: Felvétel a feladatok közé

/in /by

A Google már most is lehetővé teszi, hogy feladatokat hozzon létre és osszon meg google chatben. Ez az integráció most még mélyebbre megy azzal, hogy bármely üzenetből személyes feladatot hozhat létre.

A Google Chatben egy egyéni vagy csoportos üzenet kiválasztásával mostantól a „Felvétel a feladatok közé” opciót is választhatja. Ez a már meglévő „A postaládába” opció alatt jelenik meg a túlfolyó menüben.  Hasonló ahhoz, ahogyan a g- mailben egy e-mailt a google feladatok közé húzhat.

Feladat létrehozásakor az alábbiakra van lehetősége:

  • részletezés,
  • dátum és időpont megadása,
  • a feladat ismétlődésének beállítása.

Ha dátumot és időpontot rendel a feladathoz, a tervezett időpontokban a rendszer értesítéseket küld Önnek.  A dátummal rendelkező feladatok a Google Naptár alkalmazásban is megjelennek. Azoknak a feladatoknak az értesítései, amelyekhez nem tartozik időpont, délelőtt 9 órakor jelennek meg.

A személyes feladatlistájából szerkesztheti, befejezheti, visszavonhatja és törölheti a feladatokat.

Ha módosításokat végez a személyes feladatlistájában megtalálható csoportfeladatokon, ezek a feladatok frissülnek a Google Chat projektterületein, illetve törlődnek onnan.

Elérhető minden Google Workspace felhasználó, valamint a korábbi G Suite Basic és Business felhasználók számára.

A témával kapcsolatban további részletek itt.

G Suite a Koronavírussal szemben

/in /by

A G Suite segít a vállalkozások és az iskolák kapcsolattartásában a Coronavírussal szemben.

Mivel egyre több alkalmazott, oktató és hallgató távolról dolgozik a COVID-19 elterjedése nyomán, szeretnénk mindent megtenni, hogy segítsük őket kapcsolattartásban és termelékenységben. A G Suite és a G Suite for Education alkotják azoknak a termelékenységi alkalmazásoknak a gyűjteményét, amelyek elősegítik a vállalkozások és az oktatók együttműködését, függetlenül attól, hogy hol tartózkodnak.

 

Elkötelezettek vagyunk abban, hogy segítsük a hallgatókat és tanáraikat az iskolán kívüli továbbtanulásban. Hongkongban és Vietnamban, ahol az iskolák már bezártak, láttuk, hogy több százezer hallgató használja mind a Hangouts Meet alkalmazást, mind a G Suite összes felhasználójának elérhető videokonferencia eszközünket, valamint a Google Classroom szolgáltatást, hogy csatlakozzon az osztályokhoz és folytassa tanulmányait távolról, otthonról. És mivel egyre több vállalkozás igazítja az otthoni munkavégzésről szóló irányelveit és csökkentett utazási terveket fogad el a COVID-19-re adott válaszként, elősegítjük annak biztosítását, hogy a világszerte szétszóródott csapatok továbbra is szemtől szemben találkozzanak, akkor is, ha az alkalmazottak nem ugyanazon a helyen tartózkodnak.

Ettől a héttől kezdve ingyenes hozzáférést biztosítunk a fejlett Hangouts Meet videokonferencia-lehetőségekhez az összes G Suite és G Suite Education ügyfél számára világszerte, ideértve a következőket:

  • Nagyobb találkozók, hívásonként akár 250 résztvevő számára
  • Élő közvetítés akár 100 000 néző számára egy domainen (tartományon belül) belül
  • Lehetőség az értekezletek rögzítésére és a Google Drive-ba való mentés által

Ezek a szolgáltatások általában a G Suite Enterprise Edition kiadásában és a G Suite Enterprise for Education programban elérhetőek, most 2020. július 1-éjig minden ügyfelük számára külön díj nélkül használhatóak. Ha segítségre van szüksége az induláshoz, kérjük, látogasson el a súgó oldalra.

 

Elkötelezettek vagyunk amellett, hogy támogatjuk felhasználóinkat és ügyfeleinket ebben a kihívásokkal teli időszakban, és továbbra is bővítjük infrastruktúránkat a Hangouts nagyobb igényeinek kielégítése érdekében, biztosítva a szolgáltatás ésszerű és megbízható elérését az egész időszakban.

 

Kapcsolódó információk itt.