A csapatmunka során gyakori kihívás a különböző projektkövető táblázatok manuális nyomon követése és az érintett kollégák folyamatos tájékoztatása a státuszok módosulásáról. A Google Workspace legújabb fejlesztése, a Google Táblázatok  Feltételes értesítések (Conditional notifications) funkciója pontosan ezt a terhet veszi le a vállunkról. Segítségével mostantól automatikus riasztásokat állíthatunk be a dokumentumokban történő változásokra.

Mi a változás lényege?

Eddig a munkalapok változásairól csak általános, átfogó értesítéseket lehetett kérni, most viszont precízen meghatározható szabályok alapján dolgozhatunk, minimalizálva a felesleges e-mailek számát.

A funkció legfontosabb részletei:

• Testreszabható feltételek: Kiválaszthatjuk, hogy egy oszlopban vagy egyedi tartományban történő változás aktiválja az e-mailt. Akár extra feltételek is hozzáadhatók, például beállítható, hogy csak akkor menjen értesítés, ha egy adott cella értéke pontosan „Kész”-re módosul.

• Dinamikus e-mail küldés: Az értesítés címzettjeit megadhatjuk manuálisan, de a rendszer arra is képes, hogy automatikusan kiolvassa az e-mail címeket egy kijelölt oszlopból (például egy „Felelős” oszlopból). Így garantáltan csak az illetékes személy kapja meg a riasztást.

• Részletes kontextus az üzenetekben: A kiküldött e-mailek azonnal kontextust adnak: tartalmazzák a módosítást végző felhasználó nevét, a régi és az új értéket, valamint a környező cellák adatait, így a címzett anélkül is képbe kerül, hogy megnyitná a táblázatot.

• Aktiválási előzmények: Az adminisztrációt és a hibaelhárítást egy 30 napos napló segíti, amelyből a felületen belül bármikor visszanézhetők a sikeres, a sikertelen, vagy a részben teljesült értesítési futtatások.

Hogyan állítható be?

A folyamat nagyon egyszerű, és programozói tudás nélkül, pár kattintással beállítható:

1. A Google Táblázatokban a felső menüsorban kattintsunk az Eszközök, majd a Feltételes értesítések lehetőségre (Tipp: ha jobb gombbal egy adott cellára kattintunk, onnan is közvetlenül elérhető ez a menüpont).

2. A jobb oldalon megjelenő sávban kattintsunk a Szabály hozzáadása gombra.

3. Nevezzük el a szabályt, válasszuk ki az érintett oszlopot vagy tartományt, majd a „Feltétel megadása” résznél határozzuk meg a pontos kritériumot.

4. Végül válasszuk ki az „Ezután hajtsa végre a következő műveletet” résznél az értesítendő e-mail címeket, és mentsük a szabályt.

Kinek érhető el és mik a korlátai?

A feltételes értesítések funkció jelenleg csak bizonyos munkahelyi vagy iskolai Workspace fiókok esetén áll rendelkezésre. Fontos tudni, hogy a rendszer egyelőre csak a Google Workspace és a Gmail e-mail címeket támogatja (csoportos levelezőlistákat vagy külsős, például Outlook és Yahoo címeket nem). Érdemes arra is figyelni, hogy a külső forrásból származó (például az IMPORTRANGE képlettel behúzott) adatok módosulása, illetve a volatilis függvények (pl. a TODAY) önálló frissülése nem indítja be az értesítéseket.

További részletek itt olvashatóak.