Változások a Google Workspace biztonsági beállításaiban

/in /by

Mi változik?

A Google bejelentette, hogy a felhasználók biztonságának növelése érdekében megszünteti azon harmadik féltől származó alkalmazások vagy eszközök támogatását, amelyekhez a felhasználóknak meg kell osztaniuk Google felhasználónevüket és jelszavukat. Ez az elavult bejelentkezési módszer, amelyet Kevésbé biztonságos alkalmazásoknak (LSA) nevezünk, további kockázatot jelent a felhasználók számára, mivel megköveteli a Google Fiók hitelesítő adatainak megosztását harmadik féltől származó alkalmazásokkal és eszközökkel, ezáltal megkönnyítve a rosszindulatú támadók számára az illetéktelen hozzáférést.

A Google arra ösztönzi a felhasználókat, hogy használják a „Bejelentkezés Google-fiókkal” opciót, amely egy biztonságosabb hitelesítési módszer, az iparági szabványokon alapuló OAuth protokollt használva. Ez a változás biztosítja a biztonságosabb módját az e-mailek szinkronizálásának más alkalmazásokkal, amelyet már a legtöbb harmadik féltől származó alkalmazás és eszköz is használ.

Az LSA-val kapcsolatos változások:

  • 2024. június 15-től:
    • Az LSA beállítások eltávolításra kerülnek az Admin konzolból, és többé nem módosíthatók.
    • Az engedélyezett felhasználók továbbra is csatlakozhatnak, de a letiltott felhasználók többé nem férhetnek hozzá az LSA-khoz. Ez az összes olyan harmadik féltől származó alkalmazást érinti, amely csak jelszóval történő hozzáférést igényel a Gmail, Google Naptár és Kontaktok protokolljaihoz, például a CalDAV, CardDAV, IMAP, SMTP és POP.
    • Az IMAP engedélyezési/letiltási beállítások eltávolításra kerülnek a felhasználók Gmail beállításaiból.
    • Az LSA-kat korábban használó felhasználók 2024. szeptember 30-ig továbbra is használhatják őket.
  • 2024. szeptember 30-tól:
    • Az LSA-hoz való hozzáférés minden Google Workspace fiók számára teljesen megszűnik.
    • A CalDAV, CardDAV, IMAP, POP és Google Sync többé nem működik csak jelszóval történő bejelentkezéssel, helyette az OAuth használatára lesz szükség.

A Google Sync kivezetése:

  • 2024. június 15-től: Az új felhasználók nem tudnak csatlakozni a Google Workspace-hez a Google Sync segítségével.
  • 2024. szeptember 30-tól: A meglévő Google Sync felhasználók elveszítik a csatlakozási lehetőséget a Google Workspace-hez. A Google ajánlja, hogy kövessék az átállási lépéseket az Admin konzolban: Eszközök > Mobil és végpontok > Eszközök, és szűrjenek a Típus szerint: Google Sync.

Kik érintettek?

A változások az adminisztrátorokat és a végfelhasználókat egyaránt érintik.

Adminisztrátorok:

Az adminisztrátoroknak elő kell készíteni a végfelhasználókat ezekre a változásokra:

  • Felhasználók tájékoztatása: Osszák meg a felhasználói utasításokat, hogy segítsenek áttérni az OAuth használatára.
  • Mobil eszköz menedzsment (MDM):
    • 2024. június 15-től: Az MDM által nyomott jelszóalapú protokollok (IMAP, CalDAV, CardDAV, SMTP, POP és Google Sync) új kapcsolatok esetén nem fognak működni.
    • 2024. szeptember 30-tól: A meglévő MDM konfigurációk megszűnnek működni. Az adminisztrátoroknak MDM szolgáltatójukkal kell nyomniuk a Google Fiókokat, hogy újra hozzáadják a fiókokat az iOS eszközökhöz az OAuth használatával.

Szkennerek és más eszközök:

Az SMTP-t vagy LSA-kat használó eszközöket újra kell kofigurálni OAuth használatára, másik módszer alkalmazására, vagy alkalmazásjelszó beállítására.

Végfelhasználók:

Ha olyan alkalmazást használ, amely csak felhasználónévvel és jelszóval fér hozzá a Google Fiókjához, akkor a következő lépéseket kell tennie:

  • Email alkalmazások:
    • Outlook 2016 vagy korábbi verziók: Váltson a Microsoft 365-re vagy az OAuth-t támogató Windows/Mac Outlook verziókra, vagy használja a Google Workspace Sync for Microsoft Outlook alkalmazást.
    • Thunderbird vagy más kliensek: Adja hozzá újra Google Fiókját, és konfigurálja az IMAP használatára OAuth-tal.

További információkért és részletekért látogassanak el a Google Workspace súgójába, vagy vegyék fel a kapcsolatot adminisztrátorukkal.

További részletek: LINK.

Hogyan érheted el a Google Dokumentumokat offline módban?

/in /by

A modern munkakörnyezetben gyakran szükség van arra, hogy internetkapcsolat nélkül is hozzáférjünk dokumentumainkhoz. Szerencsére a Google Dokumentumok offline módja lehetővé teszi, hogy internetkapcsolat nélkül is dolgozhassunk dokumentumainkon, amely különösen hasznos lehet utazás közben vagy gyenge internetkapcsolat esetén.

Hogyan állíthatod be az offline hozzáférést?

  1. Nyisd meg a Google Dokumentumok weboldalát a böngésződben.
  2. A jobb felső sarokban kattints a „Beállítások” ikonra.
  3. Válaszd az „Általános” menüpontot.
  4. A megjelenő oldalon keresd meg az „Offline” beállítást.
  5. Pipáld be az „Offline” opciót, így engedélyezheted, hogy offline módban is hozzáférj és szerkessz dokumentumokat.

A Google Dokumentumok offline használatához nemcsak az általános beállításoknál kell aktiválni az offline módot, hanem egyesével be kell állítani, mely fájlokat szeretnénk elérni offline. Ennek lépései:

  1. Nyisd meg a Google Drive-ot.
  2. Keresd meg a kívánt fájlt.
  3. Kattints a fájl melletti három pontra a menü megnyitásához.
  4. Válaszd a „Legyen elérhető offline” opciót.

Így biztosíthatod, hogy a kiválasztott dokumentumok offline módban is elérhetőek és szerkeszthetőek legyenek.

Előnyök és kihívások

Az offline mód lehetővé teszi a zökkenőmentes munkavégzést, de fontos, hogy rendszeresen szinkronizáld dokumentumaidat, hogy elkerüld az adatvesztést. Ezenkívül győződj meg arról, hogy elegendő tárhely áll rendelkezésre az eszközödön.

További részletekért látogass el a Google Dokumentumok súgó oldalára.

Új eszköz a Google-tól: A Google Vids megkönnyíti a videókészítést

/in /by

A Google nemrégiben bemutatta legújabb alkalmazását, a Google Vids-et, amely a Google Workspace részeként érkezik. Ez az új eszköz az AI (mesterséges intelligencia) segítségével képes professzionális videókat létrehozni, minimális erőfeszítéssel.

 

A Google Vids főbb jellemzői

A Google Vids egy videókészítő eszköz, amely integrálódik a Google Workspace ismert alkalmazásaival, mint a Dokumentumok, Táblázatok és Diák. Az AI (mesterséges intellingencia) itt nem önálló videótartalmakat hoz létre, hanem segít a felhasználónak egy egyszerű ötletből kiindulva lépésről lépésre felépíteni a kívánt videót. Az AI segítséget nyújt az ötlettől a forgatókönyvírásig, a tervezéstől a szerkesztésig.

A Google Cloud Next 2024 konferencián bejelentett Vids a videókészítést a lehető legegyszerűbbé teszi, így a felhasználók gyorsan és hatékonyan kommunikálhatnak bonyolult információkat is.

Hogyan működik a Google Vids?

A folyamat egyszerűen kezdődik azzal, hogy a felhasználó beírja, milyen típusú videót szeretne készíteni. A Google Vids összegyűjti a Google Workspace-ben tárolt releváns anyagokat, mint például egy diavetítést vagy egy táblázatot, és ezekből dolgozik. Ezután különféle előre elkészített sablonok közül választhat, amelyek mindegyike eltérő stílust képvisel, és így az adott kampányhoz igazítható.

A felhasználónak csak a forgatókönyvet kell megadnia, amit gépelhet, diktálhat vagy másolhat korábbi dokumentumokból. Ezt követően a rendszer kiválasztja az AI hangját, amely előadja a szöveget, ha a felhasználó nem kívánja saját hangját felvenni.

Mikor érdemes a Google Vids-et használni?

A Google Vids különösen hasznos lehet üzleti prezentációk, termékbemutatók és oktató videók készítésére. Mivel jelenleg csak a fizetős Workspace előfizetők számára érhető el, azok számára ideális, akiknek munkájuk során gyakran kell összetett információkat átadniuk vizuális formában.

A Google Vids várhatóan 2024 júniusától lesz elérhető a Workspace felhasználók számára, és bár jelenleg még nincs információ arról, hogy mikor válik elérhetővé a szélesebb közönség számára, a Google reményei szerint ez a jövőben megvalósulhat.

Ezzel kapcsolatban bővebb információ elérhető itt.

Változások a Cloud Identity Free szolgáltatásnál!

/in /by

A Cloud Identity Free szolgáltatás egy személyazonosság- és végpontkezelési megoldás a szervezeten belül azoknak a felhasználóknak, akiknek nincs szükségük bizonyos Google Workspace szolgáltatásokra (pl. Gmailre és Google Calendarra). Ezek a felhasználók ugyanúgy hozzáférhetnek többek közt a Google Drivehoz, a Dokumentumokhoz és a Meet szolgáltatáshoz, mint más előfizetéses licensszel rendelkező felhasználók, de nem foglalnak előfizetést igénylő licenszet.

A Google tájékoztatása szerint 2024. április 1-től változik a Cloud Identity Free előfizetéssel járó tárhely méret. E változás értelmében minden olyan felhasználó számára, aki 2024. február 28-ig nem rendelkezett más Workspace előfizetéssel, 15 GB tárhelyet biztosítanak.

Fontos megjegyezni, hogy a jövőben új felhasználók csatlakoztatása esetén nem történik automatikus tárhelybővítés a Cloud Identity Free aktuális csomagja szerint.

Amennyiben további tárhelyre vagy a Cloud Identity Free szolgáltatásnál többet nyújtó szolgáltatásra van igénye, érdemes a Cloud Identity Premium vagy más Google Workspace csomagok használatát fontolóra venni.

Ki igényelhet Cloud Identity Free szolgáltatást?
Bármely Google Workspace előfizető igényelhet Cloud Identity Free szolgáltatást, aki reselleren keresztül veszi igénybe a szolgáltatást.

Amennyiben kérdése merült fel vagy további információra lenne szüksége keressen minket, örömmel segítünk.

DOCCA
Hivatalos Google Workspace Reseller

Egyszerűbben állítható legördülő elemek a Google Táblázatokban

/in /by

2022-ben a Google bejelentette, hogy lehetőség nyílik a Google Táblázatokban legördülő elemek létrehozására. Ez a testreszabható funkció lehetővé teszi, hogy egyszerűen jelezzük az állapotokat vagy különböző projekt mérföldköveket a táblázaton belül.

Ez a funkció most továbbfejlesztésre került és bemutatták az előre beállított legördülőket. Az előre beállított legördülő menük manuális értékek létrehozása helyett mostantól beilleszthetők, amelyek gyakori használati esetekre, mint például a prioritás vagy a felülvizsgálati állapotok, vannak konfigurálva. Egy előre beállított legördülő beillesztése után az adatérvényesítési oldalsávon keresztül könnyedén módosíthatjuk az opciókat vagy hozzáadhatunk stílusokat.

Az opciót a „Komponensek” szekcióban találjuk, közvetlenül az „@” jel beírása után megjelenő menüben.

Fokozatosan kerül bevezetésre (akár 15 nap is lehet a funkció láthatóságáig) 2024. március 19-től kezdődően.

Elérhetőség: minden Google Workspace ügyfél számára, Google Workspace egyéni előfizetők számára, valamint a személyes Google-fiókkal rendelkező felhasználók számára.

Okosszelvények és építőelemek a Google Dokumentumokban

/in /by

A Google legújabb frissítése révén mostantól könnyedén hozzáadhatunk különböző tartalmi elemeket a Google Dokumentuainkhoz. Ennek köszönhetően jelentősen felgyorsíthatjuk a munkánkat.

Az új okosszelvények és építőelemek segítségével gyorsan beilleszthetünk különböző típusú tartalmakat, mint például dátum, legördőlő mező, e-mail piszkozatokat, vagy akár különböző projekteszközöket is. Ez a funkció különösen hasznos lehet, ha gyakran kell hasonló dokumentumokat létrehoznunk, és időt szeretnénk megtakarítani azzal, hogy nem kell mindig az alapoktól kezdenünk​.

A funkció ‘@’ beírása után érhető el és az alábbi lehetőségek közül válaszhatunk:

A bevezetés ütemezése:

  • Fokozatos bevezetés (legfeljebb 15 nap a funkciók láthatóságáig) 2023. október 3-tól kezdődően.
  • Menetrend szerinti kiadási tartományok: Fokozatos bevezetés (legfeljebb 15 nap a funkciók láthatóságáig) 2023. október 18-tól kezdődően

Elérhetőség: minden Google Workspace és személyes Google-fiókkal rendelkező felhasználó számára elérhető.

A frissítéssel kapcsolatban bővebb információ elérhető itt.

Dokumentumok összehasonlítása a Google Dokumentumokban

/in /by

A digitális technológia rohamos fejlődése új és izgalmas lehetőségeket kínál mind az oktatásban, mind a vállalati munkafolyamatokban. A szövegszerkesztő programok fontos szerepet játszanak az írásban és a dokumentumkezelésben. A verzió előzmények funkció már régóta része a szövegszerkesztőknek, és most a Google Dokumentumok egy továbbfejlesztett változattal áll elő: a „Dokumentumok összehasonlítása” eszközzel.

Az eszköz használata egyszerű és hozzáférhető. Az Eszközök menüpontban található meg Dokumentumok összehasonlítása néven. Ez az új funkció lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy két különböző dokumentumot hasonlítsanak össze, és könnyen nyomon követhessék azok közötti különbségeket. Lehetővé teszi a javasolt szerkesztések elfogadását és visszautasítását, így könnyen létrehozható egy harmadik dokumentum, amely tartalmazza az összes elfogadásra váró változást.

Az „alapdokumentum” kiválasztása egyszerű a Drive fájlválasztó használatával.

Pedagógusok használhatják ezt az eszközt az esszék és projektek összehasonlítására, valamint a diákok munkájának nyomon követésére. Az üzleti világban is alkalmazható, a szerződéskötések során gyakran előfordul, hogy a feltételek változnak a tárgyalások során. Ezzel az eszközzel könnyedén összehasonlíthatjuk a tárgyalások előtti és utáni dokumentumokat, és nyomon követhetjük, hogy milyen változások történtek.

 

Fontos megjegyezni, hogy ezt az eszközt a dokumentumtulajdonosok és a szerkesztési joggal rendelkezők használhatják. Alapértelmezettként minden felhasználónál elérhető lesz, így könnyen integrálható a mindennapi és a munka folyamatokba.

Ezzel kapcsolatban bővebb információ elérhető itt.

Automatikus szimbólumok a Google Dokumentumokban

/in /by

Az egyik legfrusztrálóbb dolog, ami írás közben előfordulhat, az a szimbólumok ismétlődő beszúrása. Az olyan speciális karakterek, mint például a törtek, szükségesek, de nehezítik a dolgodat, hiszen körülményes őket beilleszteni a dokumentumba.

A Google Dokumentumokban most beállíthatsz bizonyos szóhelyettesítéseket, amikkel bármilyen szövegben szereplő karaktert könnyedén helyettesíthetsz. Például, ha beírod az „1/2”-t. automatikusan átalakul „½”-é. Ezzel a praktikus eszközzel könnyedén végrehajthatsz olyan gyakran használt karakterátalakításokat, amik megkönnyítik a dolgodat. Csak egyszer kell beállítanod, és így működik:

Szóhelyettesítések beállítása Dokumentumokban:

Az automatikus helyettesítéseket testre szabhatod, döntésed előtt gondold át, hogy mely szimbólumokat és karaktereket használod a legtöbbször. A felső menüsorban, az Eszközök alatt található Beállításokon keresztül érhető el a funkció.

Itt válaszd a cserék rész, és ezután felveheted a kívánt speciális karaktereket:

  1. Kattints a „Eszközök” gombra.
  2. Kattints a „Beállítások” gombra.
  3. Válaszd a „Cserék” lehetőséget.
  4. Az üres bal oldali mezőbe írj be egy gyorsbillentyű karakterláncot.
  5. A jobb oldali üres mezőbe írd be, hogy milyen szimbólumot szeretnél látni.

Tipp: A Windows rendszerben a Start + . billentyűkombinációt használva könnyedén elérheted a szimbólumtárat.

Ismételd meg ezt minden olyan szimbólum esetében, amelyet gyakran szeretnél helyettesíteni. Idővel visszatérhetsz és hozzáadhatsz újabb helyettesítő szimbólumokat is, korlátok nélkül!

Események könnyed ütemezése a G-mailben: Ismerkedj meg a legújabb funkcióval!

/in /by

A Google a napokban jelentette be a Gmail legújabb funkcióját, amellyel sokkal gyorsabban találhat időpontot és szervezhet megbeszéléseket másokkal.

Ez a funkció különösen akkor hasznos, ha olyan ügyfelekkel, partnerekkel vagy kollégákkal szeretne időpontot egyeztetni, akiknek a Google-naptárait nem láthatja.

Az e-mail írása közben megjelenik egy új Naptár ikon, amelyen a Naptárral kapcsolatos összes művelet látható és könnyen kezelhető.

Ha eseményt szeretnénk létrehozni Gmail-üzenetből, akkor az alábbi lépéseket követve tehetjük azt meg:
  1. Nyissa meg a Gmailt a számítógépről.
  2. Hozzon létre egy e-mailt, vagy válaszoljon egyre.
  3. Az üzenet alján kattintson az Időpont beállítása megbeszéléshez  majd Esemény létrehozása elemre.
    Tipp: Ha nem találja az Időpont beállítása megbeszéléshez  lehetőséget, kattintson a További lehetőségek  elemre.
  4. A jobb oldalon erősítse meg az esemény címét, a résztvevőket, az időpontot és az egyéb részleteket.
    • A Naptár létrehoz egy eseményt, és a Gmailből származó tárgyat használja az esemény címeként.
    • A Naptár automatikusan hozzáadja a Gmail-üzenet címzettjét meghívottként.
  5. Kattintson a Mentés majd Küldés elemre.
Emellett elérhetővé vált a szabad időpontok javaslása funkció is, ehhez nem kell mást tennie, minthogy:
  1. Nyissa meg a Gmailt a számítógépről.
  2. Hozzon létre egy e-mailt, vagy válaszoljon egyre.
  3. Az üzenet alján kattintson az Időpont beállítása megbeszéléshez  majd Szabad időpontok ajánlása elemre.
    Tipp: Ha nem találja az Időpont beállítása megbeszéléshez  lehetőséget, kattintson a További lehetőségek  elemre.
  4. A jobb oldalon válassza ki az esemény időtartamát.
  5. Válasszon ki több időpontot a naptár rácsnézetében. Különböző napokra is választhat időpontokat.
  6. Kattintson a Tovább gombra.
  7. Adja meg az esemény címét.
    • A részletek megtekintéséhez bontsa ki a „További információ” mezőt.
  8. Kattintson a Hozzáadás e-mailhez majd Küldés lehetőségre.
    • Amikor a címzett kiválasztja az esemény időpontját, a rendszer automatikusan létrehozza az eseményt, és hozzáadja a naptárhoz. Kapni fog egy, az esemény részleteit tartalmazó visszaigazoló e-mailt.

Fontos: Ez a funkció csak a kétszemélyes megbeszélésekkel működik. Ha az e-mailbe több címzettet is bemásol, a rendszer csak az első, időpontot foglaló felhasználót adja hozzá az eseményhez. A további résztvevőket külön kell hozzáadni.

Teljes bevezetés (15 nap a funkciók láthatóságára) 2023. július 31-től kezdődően.

Elérhető minden Google Workspace felhasználó számára, valamint a korábbi G Suite Basic és Business ügyfelek számára is.

Ezzel kapcsolatban bővebb információ elérhető itt.

Táblázatok új dimenzióban: Új lehetőséget kínál a Google Dokumentumok

/in /by

A Google Dokumentumokba az év elején érkezett a fejlesztés a tartalomjegyzékek formázási és testreszabási lehetőségeivel kapcsolatban, majd később új oldalformátum beállításokkal is bővült a szolgáltatás.

Ezúttal pedig a Google jobb táblázat pozicionálási lehetőségeket vezet be a táblázatok elhelyezésére. Ezek a funkciók nagyobb rugalmasságot biztosítanak a szövegben elhelyezett táblázatokhoz, lehetővé téve a következőket:

  • a táblázatokat a dokumentumban fogd és vidd módszerrel helyezhetjük el a kívánt helyen,
  • elérhetővé válik a szöveg körbefuttatása a táblázat körül,
  • rögzített táblázat pozíció beállítása az oldalon,
  • gyors elrendezések biztosítása egy táblázat azonnali áthelyezéséhez egy előre beállított pozícióba az oldalon.

Emellett javították a táblázatokat tartalmazó Microsoft Word dokumentumok importálását/exportálását.

Teljes bevezetés (1-3 nap a funkciók láthatóságára) 2023. június 27-től kezdődően.

Elérhető minden Google Workspace felhasználó számára, valamint a korábbi G Suite Basic és Business ügyfelek számára is.

Ezzel kapcsolatban bővebb információ elérhető itt.