Bejegyzések

Intelligens időpontfoglalás a Gmailben

/in /by

Gyakori probléma, hogy egy egyszerű megbeszélés megszervezése hosszas e-mail-váltásba torkollik. A Google Workspace folyamatosan fejlődik, hogy csökkentse az adminisztrációs terheket. A már létező „Időpont beállítási megbeszéléshez” funkció most egy új, Gemini-alapú intelligens réteggel bővül, amely a „Szabad időpontok javaslása” névre hallgat.

 

Mi a változás? Két funkció, egy cél

 

A Google célja, hogy a megbeszélések szervezése ne tartson tovább perceknél. Ezt két, egymásra épülő funkcióval igyekszik elérni:

  1. Az alap: „Szabad időpontok javaslása”  Ez a funkció lehetővé teszi, hogy közvetlenül a Gmail levélszerkesztő felületéről, egy naptár ikonra kattintva, egy oldalsó panelen megnyíljon a Google Naptár. Itt manuálisan kiválaszthatók a megfelelő szabad idősávok, amelyeket a rendszer egy kattintható listaként illeszt be az e-mailbe.
  2. Az újdonság: A Gemini-alapú ütemezési segéd: Ez a legújabb, mesterséges intelligencia által vezérelt fejlesztés. Amikor egy olyan e-mail íródik, amelyben a rendszer érzékeli egy találkozó szervezésének szándékát (pl. „Találkozzunk jövő héten egy órára”), a Gmail automatikusan felajánlja a „Segítség az ütemezéshez ” lehetőséget.

 

Hogyan működik az új, intelligens folyamat?

A Gemini-alapú funkció leveszi a manuális keresgélés terhét a felhasználó válláról:

  1. Automatikus észlelés: A Gemini elemzi az e-mail szövegét, hogy megértse a kontextust (pl. a kért időtartamot és a javasolt időkeretet, mint „jövő hét”).
  2. Intelligens javaslat: A rendszer ezután automatikusan ellenőrzi a Google Naptár foglaltságát, és automatikusan javasol ideális, szabad időpontokat, anélkül, hogy manuálisan kellene böngészni a naptárat.
  3. Beillesztés és szerkesztés: Ezeket a Gemini által javasolt időpontokat lehetséges átnézni, szükség esetén szerkeszteni (törölni vagy hozzáadni), majd egy kattintással beilleszteni a levélbe.

A folyamat igazi hatékonysága a válaszadás után mutatkozik meg. Amikor a címzett kiválasztja a küldött javaslatok közül a neki megfelelőt, a rendszer automatikusan létrehozza a naptári eseményt, és hozzáadja azt mindkét fél Google Naptárához. Nincs több kézi bejegyzés vagy elfelejtett meghívó.

Elérhetőség és fontos tudnivalók:

  • Előfizetés: Az intelligens időpont-felajánlás jellemzően a fizetős Google-fiókokban érhető el, mint például a Google Workspace Individual és a Google One Premium csomagok előfizetői számára.
  • Korlátozások: A funkció jelenleg csak az elsődleges naptárral működik együtt, és csak két személy (1:1) közötti megbeszélések szervezését támogatja. Csoportos egyeztetésekre vagy megosztott naptárak kezelésére még nem használható.

További részletekről itt olvashat.

Okosszelvények és építőelemek a Google Dokumentumokban

/in /by

A Google legújabb frissítése révén mostantól könnyedén hozzáadhatunk különböző tartalmi elemeket a Google Dokumentuainkhoz. Ennek köszönhetően jelentősen felgyorsíthatjuk a munkánkat.

Az új okosszelvények és építőelemek segítségével gyorsan beilleszthetünk különböző típusú tartalmakat, mint például dátum, legördőlő mező, e-mail piszkozatokat, vagy akár különböző projekteszközöket is. Ez a funkció különösen hasznos lehet, ha gyakran kell hasonló dokumentumokat létrehoznunk, és időt szeretnénk megtakarítani azzal, hogy nem kell mindig az alapoktól kezdenünk​.

A funkció ‘@’ beírása után érhető el és az alábbi lehetőségek közül válaszhatunk:

A bevezetés ütemezése:

  • Fokozatos bevezetés (legfeljebb 15 nap a funkciók láthatóságáig) 2023. október 3-tól kezdődően.
  • Menetrend szerinti kiadási tartományok: Fokozatos bevezetés (legfeljebb 15 nap a funkciók láthatóságáig) 2023. október 18-tól kezdődően

Elérhetőség: minden Google Workspace és személyes Google-fiókkal rendelkező felhasználó számára elérhető.

A frissítéssel kapcsolatban bővebb információ elérhető itt.

Események könnyed ütemezése a G-mailben: Ismerkedj meg a legújabb funkcióval!

/in /by

A Google a napokban jelentette be a Gmail legújabb funkcióját, amellyel sokkal gyorsabban találhat időpontot és szervezhet megbeszéléseket másokkal.

Ez a funkció különösen akkor hasznos, ha olyan ügyfelekkel, partnerekkel vagy kollégákkal szeretne időpontot egyeztetni, akiknek a Google-naptárait nem láthatja.

Az e-mail írása közben megjelenik egy új Naptár ikon, amelyen a Naptárral kapcsolatos összes művelet látható és könnyen kezelhető.

Ha eseményt szeretnénk létrehozni Gmail-üzenetből, akkor az alábbi lépéseket követve tehetjük azt meg:
  1. Nyissa meg a Gmailt a számítógépről.
  2. Hozzon létre egy e-mailt, vagy válaszoljon egyre.
  3. Az üzenet alján kattintson az Időpont beállítása megbeszéléshez  majd Esemény létrehozása elemre.
    Tipp: Ha nem találja az Időpont beállítása megbeszéléshez  lehetőséget, kattintson a További lehetőségek  elemre.
  4. A jobb oldalon erősítse meg az esemény címét, a résztvevőket, az időpontot és az egyéb részleteket.
    • A Naptár létrehoz egy eseményt, és a Gmailből származó tárgyat használja az esemény címeként.
    • A Naptár automatikusan hozzáadja a Gmail-üzenet címzettjét meghívottként.
  5. Kattintson a Mentés majd Küldés elemre.
Emellett elérhetővé vált a szabad időpontok javaslása funkció is, ehhez nem kell mást tennie, minthogy:
  1. Nyissa meg a Gmailt a számítógépről.
  2. Hozzon létre egy e-mailt, vagy válaszoljon egyre.
  3. Az üzenet alján kattintson az Időpont beállítása megbeszéléshez  majd Szabad időpontok ajánlása elemre.
    Tipp: Ha nem találja az Időpont beállítása megbeszéléshez  lehetőséget, kattintson a További lehetőségek  elemre.
  4. A jobb oldalon válassza ki az esemény időtartamát.
  5. Válasszon ki több időpontot a naptár rácsnézetében. Különböző napokra is választhat időpontokat.
  6. Kattintson a Tovább gombra.
  7. Adja meg az esemény címét.
    • A részletek megtekintéséhez bontsa ki a „További információ” mezőt.
  8. Kattintson a Hozzáadás e-mailhez majd Küldés lehetőségre.
    • Amikor a címzett kiválasztja az esemény időpontját, a rendszer automatikusan létrehozza az eseményt, és hozzáadja a naptárhoz. Kapni fog egy, az esemény részleteit tartalmazó visszaigazoló e-mailt.

Fontos: Ez a funkció csak a kétszemélyes megbeszélésekkel működik. Ha az e-mailbe több címzettet is bemásol, a rendszer csak az első, időpontot foglaló felhasználót adja hozzá az eseményhez. A további résztvevőket külön kell hozzáadni.

Teljes bevezetés (15 nap a funkciók láthatóságára) 2023. július 31-től kezdődően.

Elérhető minden Google Workspace felhasználó számára, valamint a korábbi G Suite Basic és Business ügyfelek számára is.

Ezzel kapcsolatban bővebb információ elérhető itt.

Új funkció a Google Chat szolgáltatásban: Felvétel a feladatok közé

/in /by

A Google már most is lehetővé teszi, hogy feladatokat hozzon létre és osszon meg google chatben. Ez az integráció most még mélyebbre megy azzal, hogy bármely üzenetből személyes feladatot hozhat létre.

A Google Chatben egy egyéni vagy csoportos üzenet kiválasztásával mostantól a „Felvétel a feladatok közé” opciót is választhatja. Ez a már meglévő „A postaládába” opció alatt jelenik meg a túlfolyó menüben.  Hasonló ahhoz, ahogyan a g- mailben egy e-mailt a google feladatok közé húzhat.

Feladat létrehozásakor az alábbiakra van lehetősége:

  • részletezés,
  • dátum és időpont megadása,
  • a feladat ismétlődésének beállítása.

Ha dátumot és időpontot rendel a feladathoz, a tervezett időpontokban a rendszer értesítéseket küld Önnek.  A dátummal rendelkező feladatok a Google Naptár alkalmazásban is megjelennek. Azoknak a feladatoknak az értesítései, amelyekhez nem tartozik időpont, délelőtt 9 órakor jelennek meg.

A személyes feladatlistájából szerkesztheti, befejezheti, visszavonhatja és törölheti a feladatokat.

Ha módosításokat végez a személyes feladatlistájában megtalálható csoportfeladatokon, ezek a feladatok frissülnek a Google Chat projektterületein, illetve törlődnek onnan.

Elérhető minden Google Workspace felhasználó, valamint a korábbi G Suite Basic és Business felhasználók számára.

A témával kapcsolatban további részletek itt.

Egyszerű időpontfoglalás megbeszélésekhez a Google Naptár segítségével!

/in /by

A kisvállalkozásokra összpontosító Workspace Individual tavaly a Google Naptárban elérhető időpont foglalási opcióval bővült. A Google most lehetővé teszi több Workspace felhasználó számára is ezt az opciót! 

Ezekben a csomagokban válik elérhetővé a napokban: Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, the Teaching and Learning Upgrade, and Nonprofits customers.

Az időpont foglalással az emberek egy foglalási oldalon keresztül megosszák elérhetőségeiket, amelyet különböző külső érdekeltek, ügyfelek és partnerek használhatnak a találkozók egyszerűbb megszervezéséhez. A Google Naptár által kínált időpont foglalási funkció vállalati vagy oktatási (Education) licencekkel lehetséges.

Az új időpont foglalás funkció külső felhasználói esetekre is alkalmas, lehetővé teszi minden felhasználó számára, beleértve a Google-fiókkal nem rendelkezőket is, hogy találkozókat ütemezzenek. Emellett kiküszöböli, hogy már meglévő naptár bejegyzésekkel ütközzön egy- egy újonnan foglalt időpont.

A Google Naptárunkon belül a „Létrehozás” lebegő műveletgombon új lehetőségként megjelenik az „Időközök találkozókhoz”. Megadhatja az időtartamot, a rendelkezésre állást (nap/idő), és azt, hogy milyen ütemezési ablakot szeretne.

A jelentkezéshez kattintson egy rendelkezésre álló találkozó-időközre. Ha nincs rendelkezésre álló időköz, próbálkozzon más időtartománnyal. Ha egy már lefoglalt találkozó-időközt le szeretne mondani, hagyja el ezt a jelentkezési oldalt, és törölje az eseményt a saját naptárából.

A témával kapcsolatban további részletek itt.

Virtuális oktatásra fel! Elérhető nálunk a Google Workspace for Education

/in /by
A Google for Education rengeteg, a hagyományos irodai csomagokhoz hasonló funkcionalitású webes alkalmazást tartalmaz, köztük a Gmail, Chat, Meet, Google Naptár, Drive, Dokumentumok, Táblázatok, Google Diák és mások.
Az digitális dokumentumok tárolására és terjesztésére, kommunikációra és együttműködésre szolgálnak felhőalapú technológián keresztül, és a tanároknak, diákoknak, kutatóknak és szervezeteknek nyújtanak segítséget – minden szinten.

 

A tanárok számára természetesen a legfontosabb szempont, hogy áttekintést kapjanak a tanulókról, a tananyagról és az időről. A Google Classroomban található feladatok és egyéb anyagok évről évre újra felhasználhatók és továbbfejleszthetők. A szülők e-mailben kaphatnak frissítéseket a diák tevékenységéről.
A diákok számára elvégzendő feladatok átláthatóbbak, mivel csak egy helyre kell bejelentkezniük. Emellett a diákoknak nem kell időt tölteniük a dokumentumok letöltésével és feltöltésével. A dokumentumok a Google Drive-on vannak, és a böngészőben szerkeszthetők.
Az alábbi hivatkozásra kattintva mostantól Google Workspace for Education licenszekkel kapcsolatban is állunk rendelkezésre.
További részletekről itt és itt olvashat.

Új funkcióval bővült a Google Naptár

/in /by

Mik a változások?

A Google Naptár már lehetővé tette, hogy megadjuk a munkaidőnket, emellett az év elején hozzáadta az osztott munkaidő-beosztás támogatását.

Mostantól pedig elérhetővé vált a felhasználók számára, hogy megosszák a munkavégzési helyüket is.

Fontos megjegyzés: A munkaidőt és a munkavégzés helyét akkor állíthatja be, ha a munkáltatójától vagy az oktatási intézményétől kapta a fiókját. Ha nem látja a munkaidő és a munkavégzési hely beállításának lehetőségét, akkor elképzelhető, hogy az adminisztrátor kikapcsolta a szervezeténél.

Munkavégzés helye és ideje

Tájékoztathatja a többieket, hogy általában mikor és honnan dolgozik a héten.

  1. Nyissa meg a Google Naptár oldalát számítógépen.
  2. A jobb felső sarokban kattintson a Beállítások menüre, majd Beállítások elemre.
  3. Kattintson a Munkaidő és munkavégzési hely elemre a bal oldali Általános szakaszban.
  4. Jelölje be a„Munkaidő engedélyezése” és a „Munkavégzési hely engedélyezése” melletti jelölőnégyzetet.
  5. Jelölje ki a munkanapokat és határozza meg pontosan a munkaidőt.
  6. Adja meg minden nap mellett a munkavégzés helyét.

További részletek

A munkaidejét és munkavégzési helyét kizárólag azok a személyek látják, akikkel Ön megosztja naptárát. Ha olyasvalakivel osztja meg a naptárat, aki legalább az elfoglaltsági információit láthatja, akkor ő megnézheti, hogy Ön hol és mikor dolgozik.

A funkció célja, hogy könnyebbé tegye a személyes együttműködés megtervezését.

   

Mely csomagokban érhető el?

Elérhető a Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus és Nonprofit szervezetek, valamint a G Suite Business ügyfelek számára.
Nem elérhető a Google Workspace Essentials, Business Starter, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline ügyfelek, valamint a G Suite Basic ügyfelek számára.

További részletek itt.

Read more