Bejegyzés

Új funkció a Google Chat szolgáltatásban: Felvétel a feladatok közé

A Google már most is lehetővé teszi, hogy feladatokat hozzon létre és osszon meg google chatben. Ez az integráció most még mélyebbre megy azzal, hogy bármely üzenetből személyes feladatot hozhat létre.

A Google Chatben egy egyéni vagy csoportos üzenet kiválasztásával mostantól a “Felvétel a feladatok közé” opciót is választhatja. Ez a már meglévő “A postaládába” opció alatt jelenik meg a túlfolyó menüben.  Hasonló ahhoz, ahogyan a g- mailben egy e-mailt a google feladatok közé húzhat.

Feladat létrehozásakor az alábbiakra van lehetősége:

  • részletezés,
  • dátum és időpont megadása,
  • a feladat ismétlődésének beállítása.

Ha dátumot és időpontot rendel a feladathoz, a tervezett időpontokban a rendszer értesítéseket küld Önnek.  A dátummal rendelkező feladatok a Google Naptár alkalmazásban is megjelennek. Azoknak a feladatoknak az értesítései, amelyekhez nem tartozik időpont, délelőtt 9 órakor jelennek meg.

A személyes feladatlistájából szerkesztheti, befejezheti, visszavonhatja és törölheti a feladatokat.

Ha módosításokat végez a személyes feladatlistájában megtalálható csoportfeladatokon, ezek a feladatok frissülnek a Google Chat projektterületein, illetve törlődnek onnan.

Elérhető minden Google Workspace felhasználó, valamint a korábbi G Suite Basic és Business felhasználók számára.

A témával kapcsolatban további részletek itt.

Új oldalformátum a Google dokumentumokban

Minden dokumentumban módosíthatja az oldalbeállításokat, és kiválaszthatja a következő formátumok egyikét:

  • Oldalak: Állítsa be a Google dokumentumot oldalakkal és oldaltörésekkel. Ebben a beállításban olyan elemeket adhat hozzá, mint fejlécek és láblécek, oldalszámok. Az oldalbeállításokat is módosíthatja, például az oldal tájolását és a margó méretét.
  • Oldal nélküli: ezzel a beállítással a Google-dokumentum folyamatosan, oldaltörés nélkül gördül. Ebben a beállításban a képek a képernyő méretéhez igazodnak. Széles táblázatokat hozhat létre, amelyeket balra és jobbra görgetve tekinthet meg. A szöveg sorváltásai szintén a képernyő méretéhez igazodnak a nagyításkor és kicsinyítéskor. Az oldal nélküli formátummal széles képeket és táblázatokat is elhelyezhet, és zavaró oldaltörések nélkül élvezheti a tartalmat.

 

Hogyan változtathatja meg oldalbeállításait?

  1. Hozzon létre új, vagy nyisson meg egy már meglévő dokumentumot a Google Dokumentumokban.
  2. Válassza a Fájl, majd az Oldalbeállítás menüpontot.
  3. A párbeszédablak tetején válassza az Oldalak vagy Oldal nélküli.
  4. A megerősítéshez kattintson az OK gombra.

Tipp: A Mentve alapértelmezettként gombra kattintva ezeket a beállításokat alkalmazhatja minden újonnan létrehozott dokumentumra.

Elérhető minden Google Workspace felhasználó számára, valamint a korábbi G Suite Basic és Business ügyfelek számára is.

Ezzel kapcsolatban bővebb információ elérhető itt.

Egyszerű időpontfoglalás megbeszélésekhez a Google Naptár segítségével!

A kisvállalkozásokra összpontosító Workspace Individual tavaly a Google Naptárban elérhető időpont foglalási opcióval bővült. A Google most lehetővé teszi több Workspace felhasználó számára is ezt az opciót! 

Ezekben a csomagokban válik elérhetővé a napokban: Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, the Teaching and Learning Upgrade, and Nonprofits customers.

Az időpont foglalással az emberek egy foglalási oldalon keresztül megosszák elérhetőségeiket, amelyet különböző külső érdekeltek, ügyfelek és partnerek használhatnak a találkozók egyszerűbb megszervezéséhez. A Google Naptár által kínált időpont foglalási funkció vállalati vagy oktatási (Education) licencekkel lehetséges.

Az új időpont foglalás funkció külső felhasználói esetekre is alkalmas, lehetővé teszi minden felhasználó számára, beleértve a Google-fiókkal nem rendelkezőket is, hogy találkozókat ütemezzenek. Emellett kiküszöböli, hogy már meglévő naptár bejegyzésekkel ütközzön egy- egy újonnan foglalt időpont.

A Google Naptárunkon belül a “Létrehozás” lebegő műveletgombon új lehetőségként megjelenik az “Időközök találkozókhoz”. Megadhatja az időtartamot, a rendelkezésre állást (nap/idő), és azt, hogy milyen ütemezési ablakot szeretne.

A jelentkezéshez kattintson egy rendelkezésre álló találkozó-időközre. Ha nincs rendelkezésre álló időköz, próbálkozzon más időtartománnyal. Ha egy már lefoglalt találkozó-időközt le szeretne mondani, hagyja el ezt a jelentkezési oldalt, és törölje az eseményt a saját naptárából.

A témával kapcsolatban további részletek itt.

Virtuális oktatásra fel! Elérhető nálunk a Google Workspace for Education

Google for Education rengeteg, a hagyományos irodai csomagokhoz hasonló funkcionalitású webes alkalmazást tartalmaz, köztük a Gmail, Chat, Meet, Google Naptár, Drive, Dokumentumok, Táblázatok, Google Diák és mások.
Az digitális dokumentumok tárolására és terjesztésére, kommunikációra és együttműködésre szolgálnak felhőalapú technológián keresztül, és a tanároknak, diákoknak, kutatóknak és szervezeteknek nyújtanak segítséget – minden szinten.

 

A tanárok számára természetesen a legfontosabb szempont, hogy áttekintést kapjanak a tanulókról, a tananyagról és az időről. A Google Classroomban található feladatok és egyéb anyagok évről évre újra felhasználhatók és továbbfejleszthetők. A szülők e-mailben kaphatnak frissítéseket a diák tevékenységéről.
A diákok számára elvégzendő feladatok átláthatóbbak, mivel csak egy helyre kell bejelentkezniük. Emellett a diákoknak nem kell időt tölteniük a dokumentumok letöltésével és feltöltésével. A dokumentumok a Google Drive-on vannak, és a böngészőben szerkeszthetők.
Az alábbi hivatkozásra kattintva mostantól Google Workspace for Education licenszekkel kapcsolatban is állunk rendelkezésre.
További részletekről itt és itt olvashat.

Új funkciók érhetőek el a Google Chat szolgáltatásban!

A Google Chat legújabb funkciójával elrejthetjük, törölhetjük vagy akár szerkeszthetjük is az elküldött üzeneteinket.

A beszélgetés elrejtése funkció csak a beszélgetés másolatát távolítja el. Amennyiben elrejt egy beszélgetést, majd újra cseveg az adott személlyel vagy csoporttal, a csevegési előzmények újra megjelennek.

Ha szeretne elrejteni egy beszélgetést, a következő lépéseket kell követnie:

  1. Nyissa meg a Google Chat vagy a Gmail szolgáltatást.
  2. A bal oldalon, rögtön az elrejteni kívánt személy vagy csoport mellett válassza ki a  "" menüsávot, majd a Beszélgetés elrejtése "" ikont.

Beszélgetés törlésével véglegesen törli a beszélgetés előzményeinek másolatát. A beszélgetést nem törli a többi résztvevő előzményeiből. A Google Chatben törölt közvetlen üzenetekkel folytatott beszélgetések a klasszikus Hangoutsban is törlődnek, és fordítva. Azok a beszélgetések, amelyeket korábban a klasszikus Hangoutsban törölt, mielőtt a beszélgetéseket a Chatben törölni lehetett volna, nem törlődnek a Chatben.

Fontos!A 2 vagy több emberrel folytatott csoportos beszélgetések előzményeit nem lehet törölni.

  1. Nyissa meg a Google Chat vagy a Gmail szolgáltatást.
  2. A bal oldalon, rögtön az elrejteni kívánt személy mellett válassza ki a  "" menüsávot, majd a Beszélgetés törlése "" ikont.
  3. Erősítse meg a szándékát.

Ahelyett azonban, hogy törölné a nem kívánt üzeneteket a beszélgetésekből, a Google lehetővé tesz a szerkesztésüket is. Ha egy beszélgetés helyett egyetlen üzenetet szeretne törölni, válassza a Szerkesztés vagy üzenet törlése menüpontot. Mostantól, amikor egy felhasználó töröl egy üzenetet, egy figyelmeztetés és egy időbélyegző kerül hozzá a beszélgetéshez, amely jelzi a törlést.
Szerkeszteni az üzenetét  a  ""  ikon kiválasztásával tudja.

Fontos: Csak abban az esetben szerkeszthet vagy törölhet Google Chat üzeneteket, amennyiben irodai, vagy iskolai felhasználóval rendelkezik.

  • Csak azokat az üzeneteket szerkesztheti és törölheti, amelyeket Google Chat szolgáltatással küldött.
  • Nem szerkesztheti és törölheti a mások által küldött üzeneteket.

Újdonság még a reakció egy- egy üzenetre. Amellett, hogy olvasatlannak tudunk jelölni egy üzenetet reagálhatunk rá különböző hangulatjelekkel.

Tippek:

  • Amennyiben szeretné az összes üzenetet törölni, úgy érdemesebb az egész beszélgetést.
  • Ha Google Workspace felhasználóval rendelkezik akkor törölheti, de nem szerkesztheti az üzeneteket.
  • Az eltávolított üzenetek törlésének időpontja megjelenik a beszélgetésben.

 

További részletek itt és itt.

Megszűnik az ingyenes G Suite

2022. május 1-től megszűnik az ingyenes G Suite-kiadás!

 

Frissítés – 2022.02.02.

Elérhetővé vált az admin felületen egy új kedvezmény a Google Workspace Starter szolgáltatásra vonatkozóan, amely

  • 6 hónapos ingyenes időszakot

  • és utána 1 évig 50% kedvezményt kínál a listaárból!

Screenshot: https://drive.google.com/file/d/1fLjPPbCV9mq6E6S3KX2KmLvDSfYInkrK/view?usp=sharing

 

Május 1-jével megszűnik a Google Workspace ingyenes változata, a felhasználók az igényeiknek megfelelő fizetős modellben folytathatják tevékenységüket.

A szolgáltatás első változata Google Apps néven jelent meg 2006-ban, ebből lett 2016-ban a G Suite, majd 2020-tól a Gmail, Docs, Meet, táblázatkezelő és naptár hozzáadásával a Google Workspace.

Az eredeti csomag csökkentett funkcionalitású ingyenes változatának első felhasználóiként 2012. decemberig lehetett csatlakozni, aki eddig beszállt, az a korán kelőknek járó kedvezménnyel például saját domainnel használhatta az e-mail-szolgáltatást, és megtarthatta az ingyenes fiókot.

A rendszergazdáknak július 1-ig van idejük, ha nem fizetnek, a Google 60 napra felfüggeszti a fiókokat, ezt követően elbúcsúzhatnak a Gmail és a környező szolgáltatások áldásaitól. A cég közlése alapján viszont tovább élvezheti a YouTube és a Google Photos szolgáltatásait az is, aki nem fizet.

Az alapcsomag nyártól havi 5,2 euróba kerül felhasználóként, ez vérmesebb igények esetén felmehet akár 15,6 euróig. Aki más irányba indul, a fiókjából letöltheti a vállalkozása összes dolgát a Google Takeouton, de a korábban megvásárolt digitális könyvek, zenék vagy alkalmazások itt nem vihetők tovább, így aki lakossági fiókokon próbálja tovább ingyenesen folytatni, annak a Google Voice szám mellett ezekről is le kell mondania.

Fontos leszögezni, hogy a fentiek semmiben nem érintik a Gmailt személyes Google-fiókukkal használókat, vagyis az otthoni felhasználóknak továbbra sem kell majd fizetniük a szolgáltatásért.

A Workspace-t a továbbiakban csak a nonprofit szervezetek és oktatási intézmények használhatják térítésmentesen.

Remény a privát felhasználóknak

Ha valaki 10 vagy annál kevesebb felhasználóval rendelkezik és nyilatkozik arról, hogy csak privát célra használja a G Suite Legacy Free változatát, akkor 2022. április 1-ig lehetősége van kitölteni az alábbi linken elérhető űrlapot és a Google tájékoztatni fogja lehetőségekről:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeY9yv4WGCHvOiJN4tgt3SdsunaVBoT_6rN8un9Q4_lzBKGeA/viewform

Sajnos egyelőre nem tudni még mit is fog ajánlani a Google, de mindenképpen javasoljuk mindenkinek az űrlap kitöltését, akik az érintett felhasználói körbe tartoznak.

Forrás: link

Hogyan tovább azoknak a vállalkozásoknak, akik eddig a hamarosan megszűnő ingyenes szolgáltatást használták?

Mivel 2022 május 1-től nem lesz tovább ingyenesen elérhető a szolgáltatás érdemes minél előbb mérlegelni a lehetőségeket pl:

  • a Google elhagyása és más ingyenes szolgáltatásra áttérés,
  • a Google elhagyása és más fizetős szolgáltatásra áttérés,
  • előfizetni a Google szolgáltatására és használni a továbbiakban is.

Mindegyik szcenárió mérlegelésénél fontos előzetesen felmérni, hogy

  • mely G Suite (Workspace) csoportmunka szolgáltatásokat használták eddig, amelyeknek alternatívát kellene találni (pl. nem csak a levelezést használták, hanem a naptárat, a Drive-ot, stb…),
  • menyibe kerül az új szolgáltatás éves szinten,
  • mennyibe kerül és milyen kockázatokkal jár az adatok migrációja a korábbi rendszerből.

Mit javaslunk?

Amennyiben több Google féle szolgáltatásra is épültek eddig a céges folyamataik (pl. Google Drive használat közös megosztásokkal, közös naptárak kezelése, stb…) annál fájdalmasabb elhagyni a Google szolgáltatását és áttérni más alternatívára.

A Google szolgáltatásánál maradással

  • megspórolhatják az új rendszer kiválasztásával és tesztelésével kapcsolatos folyamat idő és pénzbeli ráfordítását,
  • az adatmigráció akár igen jelentős költségét,
  • és ez esetben nem lenne szükség a felhasználóknak sem megtanulniuk egy új rendszer használatát, amelynek a bevezetése a szervezet méretétől függően akár az oktatásokkal együtt hónapokat is igénybe vehet.

Több Google Workspace csomag is elérhető, de valószínűleg akiknek eddig megfelelőek voltak az ingyenes csomag technikai paraméterei számukra a legkisebb Google Workspace szolgáltatás is elégséges lesz, a Business Starter. Ez a csomag is már 30 GB tárhelyet nyújt felhasználónkként. Ráadásul elérhetőek benne mindazok a plusz szolgáltatások és fejlesztések, amelyeket az ingyenes csomagba az évek során már nem tett elérhetővé a Google.

Hogyan lehet előfizetni a Google Workspace szolgáltatásra?

A Google-nél is elő lehet fizetni közvetlenül, azonban hivatalos magyar Google Partnerként mi is örömmel állunk a rendelkezésükre. Díjmentesen segítünk a szervezet számára a megfelelő csomag kiválasztásában és ugyancsak plusz költségek nélkül végigmenedzseljük a teljesen váltási folyamatot, valamint garantáljuk az adatvesztés és szolgáltatáskiesés mentes váltást.

A rajtunk keresztül történő előfizetés esetén is a szolgáltatást technikailag a Google biztosítja, de a számlát mi állítjuk ki a szolgáltatásról és nem lesz szükség bankkártya adatok megadására, mint a közvetlen előfizetés esetén. A szolgáltatás díja azonos, mint a Google-től közvetlenül történő vásárlás esetén, ellenben mi forintos, magyar számlát állítunk ki. Workspace Starter és a Standard szolgáltatások esetén az első évben 20 felhasználóig 10% kedvezményt is biztosítunk a listaáárból, valamint nagyobb licensz szám esetén további kedvezményt is fel tudunk ajánlani.

Amennyiben kérdésük merülne fel, kérjük, vegyék fel a kapcsolatot velünk, mint hivatalos magyar Google partnerrel és ingyenes konzultációval segítünk a cégük számára megfelelő irány kiválasztásában.
Írni itt tudnak nekünk: link
Telefonos konzultációval kapcsolatban itt tudnak időpontot választani: ingyenes telefonos konzultáció

 

Források:
https://support.google.com/a/answer/60217?hl=en&ref_topic=10130402
https://index.hu/techtud/2022/01/23/google-apps-g-suite-workspace-ingyenesseg-megszunese/

Táblázatok testreszabása és szerkesztése Google Dokumentumokban

Bár a Google Workspaceen belül elérhető mindenki számára a  Táblázatok szolgáltatás, az emberek még mindig a Dokumentumokat használják egy- egy szövegközi táblázat létrehozására. A Google most egy maroknyi frissítéssel lehetővé teszi, hogy a Dokumentumok webes alkalmazásban nem csak létrehozhassunk, de könnyebben kezelhessük és  testreszabhassuk a táblázatokat.

A Google Dokumentumok frissítései a táblázat tulajdonságainak kezelésére szolgáló új oldalsávval kezdődik. Hasonlóan a képbeállításhoz, a táblázatoknál is beállíthatja a sor, oszlop magasságát és szélességét, az elrendezést, miközben a szerkesztések valós időben tükröződnek a dokumentumban.

Amikor egy dokumentumban dolgozik, a Google Dokumentumok nagymértékben kihasználja a lebegtetéskor megjelenő új gombot sorok vagy oszlopok létrehozásához:

Gyors oszlopok és sorok hozzáadása és elrendezése

Mostantól könnyedén áthúzhat egy sort vagy oszlopot egy másik helyre.

A táblázat fejlécének sorát minden oldalon megismételni

  • Egy vagy több sort rögzíthet egy táblázatban, hogy azok ismétlődjenek minden egyes oldalon, amelyen a táblázat megjelenik. Ez megkönnyíti a hosszú táblázatok oszlopfejléceinek megjelenítését a dokumentumban való navigálás során.

Annak kijelölése, hogy egy sor ne legyen megosztva az oldalak között

  • Megadhatja, hogy egy táblázat sora ne legyen oldaltörésen keresztül felosztva. Ez biztosítja, hogy a táblázatok fontos tartalma együtt maradjon, és ne maradjon ki a következő oldalon, valamint nagyobb ellenőrzést biztosít a formázás és az elrendezés felett.

A táblázatok rendezése az adatok jobb rendszerezése érdekében.

  • Mostantól lehetőség van a táblázatok sorainak rendezésére. Minden kitűzött táblázatfejléc a táblázat tetején marad. Ezenkívül a táblázat sorainak rendezése a tartalom típusa szerint csoportosít. Ez segít az adatok gyorsabb megjelenítésében, megértésében és jobb rendszerezésében.

A Google Dokumentumok táblázatainak testreszabási fejlesztései most kerülnek bevezetésre mind a személyes, mind a vállalati ügyfelek számára. A következő hetekben teljes mértékben elérhetővé válnak.

További részletek itt.

Legyen látható az Ön számára Gmail és Hangouts beszélgetésben, ha valaki irodán kívül tartózkodik

Mik a változások?

Mostantól ha egy OOO (out of office) bejegyzés szerepel a naptárában, ez a bejegyzés meg fog jelenni a Gmail és Hangouts beszélgetésben is abban az esetben, ha ismerősei, munkatársai szeretnének kapcsolatba lépni Önnel.

 

Gmailben egy üzenetsáv fog megjelenni, ha a címzett irodán kívül van illetve arról is, hogy mikor tér vissza.

A Hangouts beszélgetésben  szintén egy üzenetsáv fog megjelenni, amely figyelmezteti Önt, hogy akinek írni próbál, irodán kívül tartózkodik.

Kiket érint?

Végfelhasználókat

Miért érdemes használni?

Ezzel a fejlesztéssel, még mielőtt az emberek a “küldés” lehetőséget választanák, az Ön irodán kívüli bejegyzése sok helyen lesz látható a Gsuite egész területén, aminek segítségével több zavartalan időt spórolhat meg. Feladóként bízhat abban, hogy olyan emberekkel próbál üzenetet cserélni, akik aktívak, nincsenek irodán kívül.

Hogyan kezdje?

  • Rendszergazdák: nincs szükség beavatkozásra
  • Végfelhasználók: nincs szükség beavatkozásra. Ezek az értesítések automatikusan meg fognak jelenni az Ön számára azon ismerősei, munkatársai esetében, akik naptáraihoz van hozzáférése és OOO bejegyzést állítottak be.

További részletek

Ha le szeretné tiltani a rendelkezésre állási információk megosztását más G Suite alkalmazásokkal, akkor ezt megteheti a Naptárban a Naptár beállításai> Hozzáférési engedélyek alatt. Csak törölje a „Naptár-információk megjelenítése más Google-alkalmazásokban, korlátozva a hozzáférési engedélyekkel” jelölést.

Hasznos linkek

Súgó: ossza meg naptárát valakivel

Súgó: tiltsa a rendelkezésre állási információk megosztását más alkalmazásokkal

6 módszer arra, hogyan takarítsa meg idejét, miközben üzleti tevékenysége mozgásban tartja Önt

Akik saját vállalkozást működtetnek, nagyon jól tudják, hogy az üzlet nem állhat meg akkor sem, ha elhagyják irodájukat – lehetnek az üzlethelyiség raktárában, egy asztalnál a nappaliban, vagy laptoppal egy kávézóban. Függetlenül attól, hogy milyen üzletet működtet, azt az Ön mozgása sem lassíthatja le.

A G Suite segítségével időt takaríthat meg, és a hangsúlyt a fontosabb feladatokra helyezheti, mint pl.: projektek határidejének megtartása vagy az ügyfelek elégedettségének megőrzése a határidők betartásával. Használja a következő 6 trükköt és maradjon hatékony a munkáját illetően bárhol legyen, helyzetétől függetlenül.

  1. Dolgozzon offline a Gmailben, a Google Dokumentumokban és a Drive-ban.

Manapság már mindenki arra számít, hogy a nap 24 órájában internetelérés áll rendelkezésére, de néha ez nem fedi a valóságot. Ha ilyen helyzetben találná magát, a Chrome böngésző segítségével offline módban folytathatja munkáját a Gmail-ben, Google Dokumentumokban és a Drive-ban. Bármilyen levél vagy dokumentum amelyet szeretne feltölteni, szinkronizálásra kerül, amint internet elérést biztosít készülékének.

Az offline hozzáférés beállítása a Gmailben egyszerű. Itt megtalálja, hogyan:

  1. Nyissa meg a Beállítások elemet a Gmail jobb felső sarkában.

  2. A jobb oldali Offline lapon jelölje be az „Offline levelek engedélyezése” mezőt. Megjegyzés: azt is megadhatja, hogy hány napig szeretné tárolni a leveleket.

  3. Ha kész, kattintson a Módosítások mentése gombra.

  4. Most offline elérheti a Gmailt a mail.google.com webhelyen. Ne feledje, hogy az offline funkciók csak a Chrome böngészőben fognak működni.

Ha offline állapotban szeretne dolgozni a Drive-ban, a Docs-ban, a Táblázatokban vagy a Diákban, telepítse a Google Dokumentumok offline kiterjesztését a Chrome-hoz. Kövesse az utasításokat.

2. Írjon e-maileket rövidebb idő alatt. 

Az e-mailek írása csak néhány percet vesz igénybe általában, de ha ezt az időt megszorozzuk a naponta elküldött levelek számával, akkor rájövünk, hogy mennyi munka van valójában a levelek küldéséve. A Gmailnek olyan funkciói vannak, mint az intelligens összeállítás és az intelligens válasz, amelyeket a mesterséges intelligencia segít annak érdekében, hogy gyorsabban eligazodjon a levelei között. Az Intelligens összeállítás segítségével gyorsabban írhat e-maileket, általános mondatok javaslatával vagy akár személyre szabott javaslatok használatával a levél írása közben.  Amikor ezek megjelennek, egyszerűen fogadja el a javaslatokat a „Tab” gombra kattintva (vagy mobilon jobbra mozgatva). Másrészről az intelligens válasz segít az e-mailek gyors megválaszolásában a beérkezett üzenetek mappában szereplő előre javasolt válaszok használatával.  A pár másodperces megtakarítások összeadásával sok időt spórolhatunk meg.

3. Hozzon létre és csatlakozzon az megbeszélésekhez bárhonnan – nincs szükség PIN-kódra. 

Ne kösse magát az asztalához csak azért, mert konferenciahívása van. Amikor a Naptárt használja a Hangouts Megbeszélés ütemezéséhez, a Hangout hivatkozás és a betárcsázási szám automatikusan hozzáadódik a meghíváshoz, így egyetlen kattintással csatlakozhat a megbeszéléshez.

Ez azt jelenti, hogy nem kell bonyolult PIN-kódot küldenie a résztvevőknek, hacsak nem akarnak telefonról telefonálni. De ne aggódjon, erre is van megoldás. A betárcsázott számok automatikusan  bekerülnek a naptárhívásba is, minden esetre!

Továbbá, ha hozzáadja a Találkozó alkalmazást táblagépekhez és telefonokhoz, szinte bárhonnan beléphet a Hangouts szolgáltatásba (vagy offline módban is dolgozhat, mint már említettük).

Ha nagyobb irodája és több alkalmazottja van, akkor a Naptár automatikus szobafoglalási funkciója megtalálja és javasolja a legmegfelelőbb szobákat a megbeszéléshez, valamint információt ad a tárgyalók felszereltségéről, mint például van e monitor, A/V eszköz, stb. Ez praktikus, ha gyorsan szeretne egy megbeszélést ütemezni. Ennek a szolgáltatásnak a használatához az IT adminisztrátornak először regisztrálnia kell a tárgyaló részleteit.

4. Készítsen fényképet egy jegyzet készítéséhez (gépelés helyett).

A kép nem áll ezer szóból, és értékes időt takarít meg Önnek.. A Keep használatával képeket készíthet, és felveheti azokat a jegyzetekhez és a teendők listájához. A kép készítése sokkal gyorsabb, mint a hosszú jegyzetek írása – és a kép sok esetben sokkal többet tud mondani Önnek, mint a szöveg.

5. A fájlok automatikus fontossági sorrendje.

A fájlok áthelyezése a papírokról az online tárolókra csökkentheti a rendetlenséget – de továbbra is szükség van tanácsokra és eszközökre, amelyek segítenek megtalálni fájljait, miután elmentették azokat a felhőbe.

A Drive-ban a bal oldali navigációban található egy „Prioritás” nevű beállítás, amely a gépi tanulást használja a fontos fájlok gyors előrejelzésére és felfedésére. Javasolhat „munkaterületeket” is, amelyek a releváns dokumentumokat csoportosítják, hogy segítsenek bizonyos projektekre koncentrálni. Ezt a módszert használva a legfontosabb fájlok megjelennek, amint megnyitja a Drive-ot.

A fájlok gyors megkeresésének egy másik lehetősége a „Google Drive gyorskeresése” Chrome-kiterjesztés letöltése. Ezzel a kiterjesztéssel a Drive-fájlokat közvetlenül a Chrome böngésző keresősávja segítségével keresheti meg.

6. Készítsen dokumentumokat gyorsabban.

Még mindig gépeli a fejléceket és lábléceket a dokumentumokban? Takarítson meg időt a Dokumentum-sablonok segítségével. Vagy használja a hang gépelést, hogy gyorsabban vesse gondolatait papírra. Nyissa meg a Dokumentum „Eszközök” menüjét (ha Chrome-böngészőt használ), majd kattintson a „Hangírás” elemre a beszédhez és a bediktált szöveg kijelzőn való megjelenítéséhez . A hangparancsokkal módosíthatja a betűstílusokat is, hozzáadhat táblázatokat és hivatkozásokat.

Érdemes néhány percet rászánni annak megismerésére, hogy a G Suite miként segíthet Önnek abban, hogy időt takaríthasson meg munkája elvégzése közben.Kis szerencsével értékes perceket spórolhat meg, hogy többet pihenhessen egy produktív munkanap végén.

További érdekességekről itt olvashat.

Gmail

Kezelje leveleit hatékonyan ezekkel az alapvető Gmail tippekkel

Leveleinek rendben tartása egy soha véget nem érő feladatnak tűnhet. És egy olyan világban, ahol a technológia sokkal jobban összeköti Önt a munkájával, mint valaha, hogyan állíthat be alapszabályokat energiájának megtartásához, összpontosításának és koncentráló képességének megkíméléséhez? A Google termékek szakértőjeként segítem a Google használóit a Gmail, a Google Drive és Google naptár használatának megkönnyítésében, hogy kevesebb energiát kelljen felhasználniuk a mindennapi teendők elvégzéséhez. Leginkább a levelezés lehet az, ami megnehezíti a mindennapjait.

A Gmail a születésnapját ünnepelte nemrégiben, és így 15 éve a világ több milliárd emberének hasznos segítője. Feladatom egy része a Gmail-el kapcsolatos tippek megosztása a Google használóival – itt található a 10 legfontosabb levelezéssel kapcsolatos kezelési tippem:

  1. Csökkentse az értesítéseket: ne zavarja az elméjét minden új e-mail értesítésével – pro-aktív módon ellenőrizze leveleit. Telefonján értesítéseket állíthat be a specifikus levelekre – például a főnöke leveleire. Ez segíteni fog Önnek elválasztani a fontos leveleket a kevésbé fontosaktól.
  2. Válaszoljon 24 órán belül, még akkor is ha csak állapot frissítést küld: valószínűleg nem tud minden levelet lekezelni 24 órán belül, de elkerülheti, hogy újabb követő levelet kapjon egy munkatársától. Állapotfrissítés – “Üdvözlet, megkaptam a levelet, de a következő héten tudok ezzel foglalkozni” – ez egy remek lehetőség arra, hogy tudatosítsa a feladóban: az elvárásoknak megfelelően foglalkozik a témával.
  3. Zárja be a leveleit naponta 1-2 alkalommal: a levelezés szükséges munkája elvégzéséhez, de ez egyben a legjobban lefoglalja Önt. A legtöbb ember egész nap nyitva hagyja a levelezését, és fél óránként vagy többször ellenőrzi azt. Próbálkozzon a bezárásával, amikor van ideje nagyobb odafigyelést igénylő munkák elvégzésére: a képesség, hogy figyelmetlenség nélkül összpontosítsunk egy fontos feladatra.
  4. Ne kattintson kettőnél többször egy levélre: ha elolvas egy levelet és nem jelöli olvasottnak, újra el fogja olvasni, hogy visszaemlékezzen mi a teendő vele. Olvassa el egyszer és lássa el valamilyen jelöléssel (pl. “válaszolnom kell”, vagy “ezt a héten el kell végeznem”) majd még egyszer amikor válaszol is benne.
  5. A levelek külön válogatását, olvasását és megválaszolását el kell választanunk egymástól: a legtöbb ember ugrál a levelek szétválasztása, olvasása, megválaszolása között és ismétli ezeket a lépéseket, így nagyon sok energiát elpazarolnak. Ehelyett mondja azt magának: “most mindent sorba rendezek”. Amikor a levelek priorizálása megvan, akkor kezdje azok feldolgozását.
  6. Azokat a leveleket tartsa meg, ahol világos a velük való teendő – ellentétes esetben archiválja vagy törölje: amikor a beérkezett leveleink között sok a levélszemét, téves érzetet ad az agyunknak, elhitetve velünk, hogy sok tennivalónk van. Legyen könyörtelen az olyan levelek törlésével, archiválásával vagy altatásával, amelyek nem igényelnek azonnali beavatkozást az Ön részéről.
  7. Néhány levél kihagyása: minden levél amit lát a postaládájában egy kis energiát vesz el Öntől, vagyis a beérkező levelek minden elemét meg kell vizsgálnia. A Gmail lehetővé teszi a szűrők létrehozását, hogy bizonyos e-mailek „átugorják a beérkező levelek mappáját”, és ne jelenjenek meg új e-mailekként. Például, ha sok e-mail hírlevelet kap, akkor állítson be egy szűrőt a „a következő szavakat tartalmazza: leiratkozás” elemmel – így ezek az e-mailek nem vonják el a figyelmét, de később megkeresheti őket.
  8. Ne keverje össze az olvasott és az olvasatlan e-maileket: az olvasott és az olvasatlan e-mailek kombinálása a beérkező levelek között recept a szorongásra. Az új e-maileknek egy részbe kell tartozniuk, a már elolvasott és a műveletet igénylő e-maileknek egy másik szakaszban kell lenniük. Készíthet külön beérkező levelező ablakot, vagy „áthelyezhet” e-maileket egy külön címkére, amely egy adott műveletet jelöl (például “Teendő” vagy “Követés”).
  9. Hogy összpontosítani tudjon, az új levelekre ne szenteljen nagy figyelmet. Nehéz válaszolni az állandóan újonnan érkező levelekre. Ehelyett nyisson meg egy részt, például az “elhalasztott levelek” (levelek, amelyeket a későbbi feldolgozásra mentett el) vagy a “csillaggal jelölt levelek” (a fontos levelei), így ezekre a feladatokra összpontosíthat, ahelyett, hogy az új levelek elvonnák a figyelmét.
  10. Hogy megtalálja mire van szüksége, keressen: a levelezési címkék segíthetnek a levelei rendezetten tartásában, de gondolkodjon el azon, miként kezdte a Google… Keresés! Leveleinek keresése – a címkék átnézése helyett – valójában egy gyorsabb módszer a kívánt levél megtalálására. Kereshet dátum, feladó, tárgy (és így tovább) szerint, és még pontosabbá teheti azokat lekérdezések segítségével, mint például: „has:attachment” vagy „older_than:6m” (m = hónap).

Azoknak, akik a Gsuite új felhasználói, rengeteg lehetőségük van hatékonyan kezelni levelezésüket.

Tudjon meg többet vagy próbálja ki saját maga.

Forrás

Gsuite bevezetésével kapcsolatos érdekességeket itt talál.